Polityka Prywatności Niezależnego Zrzeszenia Studentów - Niezależne Zrzeszenie Studentów Uniwersytetu Warszawskiego

II. Administrator danych
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych
jest Niezależne Zrzeszenie Studentów z siedzibą w Warszawie, ul. Krakowskie Przedmieście 20/22
lok. 21 00- 325 Warszawa zarejestrowane w Rejestrze Stowarzyszeń, innych organizacji społecznych
i zawodowych, fundacji i ZOZ Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla
m.st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem
KRS: 0000166951, REGON: 001411432, NIP: 5251970069.

III. System ochrony danych
Dane osobowe zbierane przez Administratora przetwarzane są na zasadach określonych w przepisach
o ochronie danych osobowych, w tym w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – dalej: „RODO”) oraz w polskich przepisach
wydanych w związku z RODO, w tym ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
Najważniejsze elementy w naszym systemie ochrony danych osobowych to:
• gromadzenie i przetwarzanie tylko niezbędnych danych osobowych;
• udzielenie dostępu do Twoich danych osobowych tylko osobom uprawnionym i przeszkolonym
w zakresie ochrony danych osobowych, dającym gwarancję ich bezpieczeństwa;
• system IT oraz procedury wewnętrze spełniające wszelkie standardy ochrony danych
osobowych.
Niezależne Zrzeszenie Studentów przywiązuje szczególną wagę do ochrony danych osobowych,
dlatego wyznaczyło inspektora ochrony danych, z którym mogą się Państwo kontaktować pod adresem
poczty elektronicznej: iodo@nzs.org.pl. Administrator zachęca do kontaktu z IOD w związku
z wszelkimi wątpliwościami dot. przetwarzania Państwa danych osobowych.
Niezależne Zrzeszenie Studentów wdrożyło wewnętrzne ramy obejmujące procedury i minimalne
normy w celu zachowania bezpieczeństwa Państwa danych. Administrator dokłada wszelkich starań,
aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem do nich osób trzecich – nasi członkowie
mogą uzyskiwać dostęp do danych osobowych wyłącznie w zakresie, w jakim wymagają tego ich
obowiązki. Dokładniej i zgodnie z przepisami prawa podejmujemy odpowiednie środki techniczne
i organizacyjne na wysokim poziomie (politykę prywatności i procedury, zabezpieczenia informatyczne,
fizyczne i inne), aby zapewnić poufność i integralność Państwa danych osobowych i sposobu, w jaki je
przetwarzamy.

IV. Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania
W zależności od Państwa relacji z Niezależnym Zrzeszeniem Studentów, przetwarzamy dane osobowe
w innych celach i zakresie.
1. Członkowie, sympatycy, alumni
Cel przetwarzania:
• prowadzenie ewidencji członków i sympatyków stowarzyszenia przyjętych na
podstawie Ustawy Prawo o Stowarzyszeniach;
• współpraca z członkami i sympatykami dla realizacji celów statutowych oraz bieżącej
korespondencji, informowania o spotkaniach i innych wydarzeniach organizowanych
przez NZS;
• prowadzenia rejestru osób działających w przeszłości w stowarzyszeniu w celu
kontaktu z dawnymi działaczami, a także przekazywania im informacji na temat
aktualnych wydarzeń.
Podstawa prawna: Pozyskiwanie i przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust.
1 RODO.
Okres przechowywania danych: Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres
wymagany przepisami prawa lub do czasu wycofania zgody albo wniesienia sprzeciwu,
tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie życzą sobie Państwo pozostawać z nami w kontakcie
i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach. Po wycofaniu zgody lub
wyrażeniu sprzeciwu, dane osobowe mogą być przechowywane na potrzeby wykazywania
prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze.
2. Uczestnicy wydarzeń, uczestnicy konkursów
Cel przetwarzania:
• organizacja wydarzeń, w tym obsługa zgłoszeń;
• realizacja postanowień regulaminów wydarzeń;
• wypełnienie obowiązków organizatora w tym m.in. informowania o wynikach
konkursów i wyłaniania zwycięzców oraz przyznawania i wysyłania nagród
konkursowych, co stanowi prawnie uzasadniony interes administratora;
• prowadzenia rozliczeń, księgowości i sprawozdawczości finansowej;
• realizacja pozostałych obowiązków wynikających z przepisów prawa w celach
wskazanych w treści zgód na przetwarzanie danych osobowych – jeśli takie zgody były
wyrażane;
• realizacja pozostałych uzasadnionych interesów Administratora m.in. w celu
prowadzenia marketingu i promocji wydarzeń przez Administratora.
Podstawa prawna: Pozyskiwanie i przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust.
1 RODO.

Okres przechowywania danych: Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres
niezbędny do wypełnienia celu, w jakim zostały zebrane, czyli organizacji wydarzeń
i konkursów, a po ich zakończeniu – przez okres wymagany przepisami prawa lub do czasu
wycofania zgody albo wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie życzą
sobie Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych
przez nas działaniach. Po wycofaniu zgody lub wyrażeniu sprzeciwu, dane osobowe mogą być
przechowywane na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych
spoczywających na Administratorze.
Przesyłając nam informacje, potwierdzasz, że masz prawo do upoważnienia nas do ich przetwarzania
zgodnie z niniejszą Polityką Prywatności. Podanie Państwa danych jest dobrowolne, ale konieczne do
Państwa udziału w aktywnościach NZS.

V. Rodzaj przetwarzanych danych osobowych
Danymi osobowymi, jakie są przez Administratora przetwarzane są tylko dane podane przez Państwa.
Są to między innymi: personalia (imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL, adres e-mail, adres pocztowy,
numer telefonu), informacje związane ze studiami (uczelnia, kierunek studiów, rok studiów, stopień
naukowy), informacje o aktywności (doświadczenie, zainteresowania).
Przetwarzamy Państwa dane, ponieważ jest to niezbędne do realizacji umów, regulaminów
i wzajemnych zobowiązań służących realizacji celów statutowych Administratora z Państwa udziałem.
Oznacza to, że podstawą do przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO
(czyli: osoby, których dane dotyczą wyrażą zgodę na przetwarzanie danych osobowych w jednym lub
większej liczbie określonych celów), art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (czyli: przetwarzanie jest niezbędne do
wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie
osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (czyli: przetwarzanie
jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze).
Jednocześnie, przetwarzamy Państwa dane osobowe w celach wskazanych poniżej, na podstawie
prawnie uzasadnionego interesu Administratora, którym jest:
• kontaktowanie się z Państwem, w tym w celach związanych z dozwolonymi działaniami
marketingowymi, poprzez dostępne kanały komunikacji, w szczególności i za Państwa zgodą –
przez e-mail;
• zapewnienie sobie możliwości udowodnienia łączącej nas umowy i jej należytego wykonania,
• prowadzenie analiz statystycznych;
• przechowywanie danych dla celów archiwizacyjnych.
W tym przypadku podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (czyli: przetwarzanie jest
niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez
administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec
tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą,
wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności, gdy osoba, której dane dotyczą, jest
dzieckiem).
Administrator przetwarza dane zgodnie z prawem, zbiera je dla oznaczonych, zgodnych z prawem
celów i nie poddaje dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z celami. Dane są zbierane jedynie
w adekwatnym, niezbędnym i koniecznym zakresie w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane.
Administrator nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych.

VI. Przekazywanie danych osobowych
W szczególnych sytuacjach, w których obowiązujące prawo zobowiąże nas, jako Administratora, do
przekazania zebranych danych organom państwowym, będziemy zobligowani je udostępnić.
Za wyjątkiem powyższych sytuacji, Państwa dane osobowe w zakresie dozwolonym przez prawo, na
podstawie odrębnych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych będą przekazywane
określonym podmiotom wyłącznie i w związku z koniecznością realizacji umownego lub prawnego
obowiązku Administratora. Do kategorii podmiotów jakim mogą być przekazywane dane należą:
jednostki terenowe, banki, biura księgowo-rachunkowe, kancelarie prawne, dostawcy usług IT.
W przypadku przekazania Państwa danych osobowych Administrator zawiera z podmiotami
przetwarzającymi stosowne umowy powierzenia, gwarantujące najwyższy standard ochrony
i zachowanie poufności oraz bezpieczeństwa danych osobowych, a także ich wykorzystanie jedynie
w celu realizacji umownego lub prawnego obowiązku Administratora.
Niektórzy odbiorcy danych mogą mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym,
niezapewniającym odpowiedniego stopnia ochrony. W każdym przypadku przekazanie takie odbywa
się wyłącznie z wykorzystaniem właściwych zabezpieczeń związanych z takim przetwarzaniem danych,
w tym w szczególności na podstawie umowy z odbiorcą danych z wykorzystaniem Standardowych
Klauzul Umownych, zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

VII. Prawa dotyczące przetwarzania danych osobowych
Niezależne Zrzeszenie Studentów zobowiązuje się przestrzegać Państwa praw wynikających
z obowiązujących przepisów prawa. W zakresie, który zapewniają przepisy o ochronie danych, w tym
europejskie przepisy o ochronie danych, przysługują Państwu następujące prawa:
• Prawo dostępu („uzyskania informacji na temat Państwa danych osobowych”): prawo do
uzyskania informacji na temat Państwa danych osobowych, które przetwarzamy.
• Prawo do sprostowania danych („dokonania korekty Państwa danych osobowych”): prawo
do żądania od nas sprostowania lub uzupełnienia Państwa danych w przypadku, gdy są
nieprawidłowe lub niekompletne.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”): prawo do żądania od nas
usunięcia Państwa danych osobowych w zakresie dozwolonym prawem. W określonych
okolicznościach spełnienie Państwa żądania może okazać się dla nas niemożliwe, np.
w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia prawnego obowiązku.
• Prawo do przenoszenia danych („przekazywania Państwa danych osobowych”): prawo do
żądania od nas bezpośredniego przekazania Państwu danych osobowych należących do
Państwa. Na Państwa życzenie i w miarę możliwości technicznych możemy przekazać Państwa
dane osobowe wybranej przez Państwa osobie trzeciej.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania: prawo do żądania od nas ograniczenia lub zaprzestania
przetwarzania Państwa danych osobowych, które są przez nas przechowywane przez
określoną ilość czasu lub przez czas nieograniczony. W określonych okolicznościach spełnienie
Państwa żądania może okazać się dla nas niemożliwe, np. w przypadku, gdy przetwarzanie jest
niezbędne do wypełnienia prawnego obowiązku lub gdy możemy wykazać istnienie innej
prawnie uzasadnionej podstawy.
• Prawo do sprzeciwu: prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych
osobowych. Przyczyny sprzeciwu powinny odnosić się do Państwa indywidualnej sytuacji
i przetwarzania w oparciu o warunek w postaci prawnie uzasadnionej podstawy prawnej.
W ww. przypadku zaprzestaniemy przetwarzania Państwa danych osobowych, chyba że
wykażemy istnienie istotnych przyczyn uzasadniających dalsze ich przetwarzanie.
• Wycofanie zgody: prawo do wycofania zgody na przetwarzanie Państwa danych osobowych w
dowolnym czasie.

VIII. Zmiana Polityki Prywatności
Jako Administrator zastrzegamy sobie prawo zmiany Polityki Prywatności, o ile będzie wymagać tego
obowiązujące prawo, ulegną zmianie warunki technologiczne funkcjonowania NZS lub zmiana będzie
wprowadzać standard wyższy od minimum wymaganego prawem. W przypadku jakiejkolwiek zmiany,
otrzymają Państwo od nas informację w ramach aplikacji mobilnej, na stronie internetowej lub drogą
mailową.

IX. Kontakt
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących sposobu przetwarzania przez nas danych osobowych
lub w przypadku chęci skorzystania z przysługujących Państwu praw, mogą Państwo skontaktować się
z nami wysyłając wiadomość w formie listu poleconego lub e-mail na adres Administratora. Mogą
Państwo również skontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych osobowych na adres
wskazany powyżej.
Jeżeli uważają Państwo, że nie reagujemy na Państwa pytania (prośby) lub nie zgadzają się Państwo z
naszymi praktykami w zakresie ochrony prywatności danych, mogą Państwo również wnieść skargę do
krajowego organu ds. ochrony danych.

Dane kontaktowe:
Niezależne Zrzeszenie Studentów
Ul. Krakowskie Przedmieście 20/22, lok. 21
00-325 Warszawa
e-mail: poczta@nzs.org.pl
Inspektor Ochrony Danych Osobowych
e-mail: iodo@nzs.org.pl
Niniejsza wersja obowiązuje od 12 kwietnia 2021 roku.

Polityka prywatności